Organisation : nouveau classement des papiers

Organisation : un nouveau système de classement des papiers

Hello – j’espère que vous avez passé un bon week-end ! Pas de billet shopping aujourd’hui. En effet, c’est avec sérieux et courage que je vous propose de parler d’organisation des papiers. Le papier, c’est un problème récurrent. Je vous le disais déjà en vous présentant mon nouveau classeur transformé. Après de multiples essais avec plein de classeurs, de boîtes à archives plus ou moins jolies et de pochettes plus ou moins pratiques, j’ai décidé de me lancer dans l’utilisation des dossiers suspendus.

Comme vous pouvez vous douter, organiser tous les papiers a été la partie la plus sympa. Cependant, avant d’en arriver là, il a fallu tout sortir des classeurs, dossiers, cartons… et nous avons passé un week-end entier il y a quelques semaines, totalement submergés !

 

Organizing: it gets a lot worse before it gets better…

A photo posted by Joelle K (@10mainstreet.fr) on

Laissez-moi vous montrer tout ça.

Le matériel utilisé pour classer mes papiers

Pour accueillir mes papiers, j’ai utilisé d’une part le classeur métallique. J’ai d’autre part mis à profit le tiroir du bureau de Cédric, prévu pour accueillir des dossiers suspendus. Et j’ai finalement utilisé une partie du bas du meuble de l’imprimante, comme vous avez déjà pu le voir.

Le classeur métallique

Le caisson du bureau de Cédric

Le bas du meuble de l'imprimante

Ensuite, pour classer les papiers eux-mêmes, j’ai utilisé des fournitures simples que j’avais déjà pour la plupart mais que vous pouvez facilement trouver au rayon rentée scolaire de votre supermarché, s’il est encore en place, ou dans n’importe quel rayon papeterie :

  • Dossiers suspendus,
  • Sous-chemises en papier,
  • Pochettes transparentes,
  • Etiquettes.

Comme je vous le disais déjà vendredi, être organisé ne nécessite sûrement pas de dépenser beaucoup d’argent.

Voyons ça de plus près.

Le classeur métallique

Mon classeur métallique présente une particularité. Il n’est pas constitué de deux tiroirs mais d’un tiroir inférieur et d’une niche à couvercle sur le dessus.

Classeur constitué d'un tiroir et d'une niche

J’ai donc mis en application mon principe consistant à conserver accessibles les documents que j’utilise le plus souvent. J’ai, en effet, décidé de ranger dans le compartiment du dessus des papiers que je préfère conserver sous la main mais auxquels je n’accède pas tous les jours. Car soulever le couvercle délicatement pour ne pas le rayer en le rabattant à l’arrière rend le contenu moins accessible que celui du tiroir.

Quelques exemples :

  • Documents notariés,
  • Impôts,
  • Etat-civil,
  • Documents de voyage,
  • Papiers relatifs à notre précédent appartement,
  • Tout ce qui est lié aux voitures…

Dans l’idée de les organiser thématiquement, j’ai disposé les étiquettes alignées en fonction de leur thème. J’ai ici utilisé de vieux dossiers suspendus qui étaient déjà présents dans le classeur quand je l’ai trouvé dans les annonces. C’est, je pense, le modèle le moins cher disponible. J’ai choisi d’imprimer des étiquettes avec ma Dymo et de les coller sur les porte-étiquettes mais si vous n’en avez pas, il suffit d’imprimer une étiquette à glisser dedans, ou simplement de l’écrire à la main.

Dossiers suspendus avec étiquettes alignées thématiquement

En revanche, j’ai divisé le tiroir du dessous en deux parties contenant des documents du quotidien. Dans un premier lieu, il y a mes propres documents. Dans un second lieu, ceux qui concernent la maison. J’ai utilisé un autre type de dossiers suspendus que je trouve plus pratique parce que les porte-étiquettes me semblent plus visibles et plus faciles à personnaliser. J’ai ensuite choisi deux couleurs de papier en fonction de la destination des dossiers.

Tiroir du dessous avec des étiquettes code couleur

Le tiroir de bureau

Le tiroir du bureau de Cédric, ensuite, contient logiquement ses propres documents. Nous avons utilisé des dossiers suspendus qu’il possédait déjà et qui étaient adaptés au tiroir. Toujours en application de mes principes de vendredi, nous n’avons pas classé les documents de Cédric comme les miens mais selon des distinctions qui lui convenait et uniquement à lui.

Pour distinguer les thèmes, nous avons choisi de prendre des dossiers suspendus de différentes couleurs :

  • Mauve devant pour les documents de santé,
  • Bleu-vert ensuite pour les documents de travail,
  • Jaune pour les documents bancaires liés aux économies,
  • Rouge pour les documents bancaires courants,
  • Bleu pour les documents de voyage,
  • Et enfin à nouveau mauve pour les documents de famille.

J’ai également imprimé les étiquettes sur des couleurs différentes qui tranchent suffisamment pour que les celles-ci soient identifiées immédiatement. Autrement, les porte-étiquettes sont également alignés thématiquement.

Dossiers suspendus organisés par thème par couleur

A l’intérieur des dossiers

Je vous le disais vendredi : un système d’organisation ne peut fonctionner correctement que s’il est facile à maintenir. Alors voilà la solution que j’ai choisie. J’organise la plupart des documents par année. Tout d’abord, je classe les documents des années antérieures dans des pochettes transparentes que je marque. Puis je conserve une sous-chemise à l’avant du dossier suspendu contenant l’année en cours.

Classement par années

Lorsque l’année sera écoulée, je prendrai une nouvelle pochette transparente pour ranger les papiers « expirés ». En attendant, je n’ai qu’à glisser dans la pochette, en un geste simple et élégant (ahah !), les documents de l’année en cours. Alors, ça vous semble compliqué ?

Les papiers dans les classeurs

La dernière catégorie de papiers se situe dans mes classeurs du meuble de l’imprimante. Vous soyez ces splendides classeurs ? Bon, je les ai depuis que je suis au collège. Oui, parfaitement. Je suis conservatrice. Et frugale. Il ne faut pas croire que parce que je vous fais souvent des articles shopping, je dépense beaucoup. Rien ne serait plus faux. Tout ce qui peut resservir est soigneusement conservé et réutilisé.

Les classeurs de factures et garanties

Voici donc mes trois classeurs Snoopy (j’assume). Ils contiennent un tout autre type de documents : les garanties et modes d’emploi. Je les ai mis à part pour qu’on puisse y accéder facilement et de manière centralisée. J’ai également séparé tous ces documents de manière thématique. Il m’aurait, de toute façon, fallu un bien trop gros classeur si j’avais voulu tout mettre dans le même !

J’ai donc bien évidemment étiqueté les classeurs :

  • Informatique/électronique,
  • Electroménager,
  • Outillage et appareils divers.

J’ai utilisé quelques intercalaires dans les classeurs mais ce n’est pas vraiment nécessaire si les classeurs sont déjà séparés thématiquement.

J’ai ensuite tout simplement utilisé des pochettes transparentes pour classer dans une même pochette la facture et le mode d’emploi de l’appareil. Pour que ce soit pratique, je n’ai pas mis plus deux appareils par pochette pour qu’on puisse voir de quoi il s’agit sur chaque face. En effet, je vous déconseille d’empiler les factures dans une même pochette sous peine de ne plus vous y retrouver. Ainsi, tout est facilement accessible et lorsque vous vous débarrassez d’un objet quelconque, il suffit d’aller récupérer la facture facilement pour la jeter immédiatement.

Factures et modes d'emploi organisés dans le classeur

Et pour le flux de papiers ?

Effectivement, le problème des papiers, c’est que c’est un flux et non un stock. On en a toujours qui arrive. Chaque jour apporte son lot de factures à classer. Comme tout le monde, je n’ai guère le courage de tout classer au fur et à mesure.

J’ai donc choisi de conserver au rez-de-chaussée, sur le bureau du salon, des pochettes dans lesquelles je glisse immédiatement les documents à classer ou à traiter dans un délai court. Pour éviter que les papiers ne s’empilent, le secret est d’ouvrir toutes les enveloppes dès leur arrivée, de jeter ce qui est inutile ainsi que toutes les enveloppes et de glisser les documents à classer ou à traiter dans la pochette idoine :

  • La pochette de la maison,
  • Celle de Cédric,
  • Ma propre pochette.

Une pochette pour chacun !

Ces pochettes sont évidemment recyclées. J’ai remarqué qu’il était très rare que les papiers n’entrent pas dans l’une de ces catégories. Par la suite, il est aisé de prendre une pochette qui devient trop importante, de jeter ce qui a été traité et ne nécessite aucun suivi ou de classer ce qui doit l’être. Vous pouvez vous fixer un jour pour le faire chaque semaine si cela vous convient.

Voilà, j’espère que j’arriverai à maintenir ce système ! Et vous, arrivez-vous à maintenir vos propres systèmes ?

Je vous laisse méditer sur vos propres papiers. N’hésitez pas à me dire si vous avez d’autres idées, naturellement. On se retrouve mercredi ! Bonne semaine.

 

ps : vous l’avez peut-être aperçu en haut mais l’escalier de la mezzanine est en cours de peinture. C’est long. J’espère pouvoir vous en parler bientôt !

 

 

 

N’oubliez pas que si cet article vous a plu, vous pouvez le partager sur les réseaux sociaux en cliquant sur les petites icônes ou le faire lire à vos proches.
N’hésitez pas à me laisser un petit commentaire.
Merci de votre visite !joelle

Cet article vous a plu ? Partagez-le sur Pinterest avec cette photo !

 

 

Nouveau système de classement | www.10mainstreet.fr

Vous aimerez sûrement aussi ...

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *